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Perché usare Excel?

Excel è un programma molto utile e versatile per creare, ordinare e filtrare tabelle di dati, effettuare calcoli, preparare grafici, creare tabelle Pivot riassuntive per analizzare i dati inseriti e tanto altro. Excel è usato in molte realtà lavorative.

Ti presento il foglio Excel

Un foglio Excel si presenta come una griglia composta da righe e colonne la cui intersezione dà vita alle celle dove possiamo inserire testo, numeri, formule e molto altro.

Le righe sono identificate da numeri (1, 2, 3, ecc).

Le colonne sono identificate da lettere (A, B, C, ecc).

Cliccando i tasti CTRL + “pag down” verranno mostrate tutte le righe del foglio

Cliccando i tasti CTRL + “pag up” si tornerà all’inizio della pagina

Cliccando i tasti CTRL + “>” verranno mostrate tutte le colonne del foglio

Cliccando i tasti CTRL + “<” si tornerà all’inizio del foglio

Gestione dei fogli

Un file Excel è composto da più fogli ciascuno dei quali presenta una nuova griglia nella quale si possono inserire nuovi dati.

Per navigare da un foglio all’altro basta cliccare nella parte bassa del foglio e cliccare sul nome del foglio “Foglio 1″ – Foglio 2” e così via.

E’ possibile modificare il nome del foglio cliccando 2 volte sulla linguetta contenente il nome, modificarlo inserendo il testo che desideriamo e cliccando il tasto “Invio”.

Per inserire un nuovo foglio sarà sufficiente cliccare sul “+” posizione alla fine di tutti i fogli.

Per modificare l’ordine dei fogli sarà sufficiente trascinare con il mouse la linguetta del foglio che si desidera spostare verso destra o sinistra.

Inserire dati nelle celle.

Dopo una prima presentazione è arrivato il momento di passare nel vivo. Per inserire del contenuto in una cella bisogna posizionarsi sulla cella desiderata, scrivere un testo oppure dei numeri e premere il tasto “Invio”.

La cella in cui ci si trova è detta “Cella Attiva” ed ha il bordo nero, rispetto al resto della griglia che è di colore grigio.

Il contenuto della cella è visibile nella barra delle formule posta nella parte alta sopra le colonne.

Per modificare il contenuto di una cella è sufficiente fare doppio click con il mouse sulle cella interessata, modificare e successivamente premere il tasto “Invio”.

Selezionare celle, righe colonne e foglio intero.

Nella scheda “Home” della barra multifunzione sono disponibili i comandi più utilizzati nelle operazioni di formattazione, ad esempio il tipo e la dimensione del carattere, l’allineamento orizzontale e verticale relativo al contenuto delle celle.

Per applicare, a più celle, uno stesso comando di formattazione è possibile selezionare contemporaneamente tutte le celle interessate. Ci si posiziona nella parte centrale della prima cella da selezionare e, verificando che il puntatore venga visualizzato come una crocetta bianca, ci si sposta tenendo premuto con il tasto sinistro.

È possibile selezionare anche una colonna intera cliccando sulla lettera corrispondente oppure più colonne insieme selezionando le rispettive lettere con il tasto sinistro. Discorso analogo per le righe.

Per selezionare l’intero foglio di lavoro è sufficiente cliccare sul rettangolino posto a sinistra della colonna A e sopra alla riga 1.

Selezione di celle non adiacenti.

1. Cliccare sulla prima cella da selezionare
2. Tenere premuto il tasto CTRL e selezionare le altre celle di nostro interesse.

Utilizzando il tasto CTRL si possono così selezionare contemporaneamente due o più celle non vicine, oppure intere colonne/righe.

L’utilità della selezione di celle non contigue consiste nel poter applicare una particolare formattazione solo alle celle selezionate.

Formato celle

Uno dei comandi più importanti relativi alla formattazione delle celle è senza dubbio quello legato al formato. Nella scheda “Home”, sezione “Numeri”, è presente un elenco a discesa dal quale è possibile scegliere una delle diverse modalità di visualizzazione del contenuto delle celle.

Il formato “Generale” è solitamente quello predefinito, che si presta a visualizzare più contenuti.

Quando si lavora con numeri è possibile scegliere tra il formato “Numero” (con due cifre decimali) ed il formato che visualizzano il simbolo di valuta: “Valuta” e “Contabilità”, la cui differenza consiste solo nella posizione più o meno vicina del simbolo valuta rispetto al numero.

Vi è poi il formato  “Percentuale” che, oltre a visualizzare il simbolo “%”, moltiplica il numero per cento, cosa questa che può creare qualche problema se non tenuta in considerazione nelle formule. Se si formatta una data ci sono un paio di formati disponibili: “Data in cifre” e “Data estesa”.

Come si vede dall’immagine precedente, l’elenco a discesa ci mostra anche un’utile anteprima relativa ad ogni formato.

Oltre ai formati citati ve ne sono altri visibili nell’elenco a discesa o richiamabili dalla voce “Altri formati” presente nell’elenco a discesa o dalla freccia presente nella sezione “Carattere” della barra multifunzione.

Al click si aprirà la finestra del “Formato celle”, dalla quale è possibile definire gran parte delle opzioni di formattazione, anche quelle non presenti nella barra multifunzione, utilizzando le schede “Allineamento”, “Carattere”, “Bordo”, “Riempimento” e “Protezione”.

Copia e incolla con trascinamento.

Molto utile è la funzionalità di trascinamento: posizionarsi nell’angolo in basso a destra della cella e una volta visualizzata una crocetta nera, spostarsi tenendo premuto il tasto sinistro.

Viene quindi visualizzato un bordo di spessore grigio su tutte le celle nelle quali viene trascinato il contenuto della prima.

Il risultato finale, che sarà equivalente ad un copia/incolla del contenuto, dipenderà dalla natura della cella di partenza: se il contenuto è testuale verrà ricopiato tale e quale, nella figura sottostante la parola “Excel” verrà ripetute sulle altre 2 celle sottostanti.

Se il contenuto sarà un giorno della settimana oppure un mese si otterranno i valori successivi.

Se il contenuto sarà un numero verrà ripetuto in maniera identica.

Se nelle prime 2 righe si scrivono dei numeri in serie 1, 2 e poi si trascinerà, le celle successive verranno compilate con i numeri in sequenza.

Si presti attenzione al punto in cui ci si posiziona prima di trascinare la cella: solo se si è esattamente sopra al quadratino in basso a destra verrà visualizzata la crocetta nera e si potrà procedere al trascinamento. Se invece ci si posiziona un po’ più alto o un po’ più a sinistra dell’angolo basso comparirà una freccia a quattro punte che permette di sfruttare una funzionalità completamente diversa, quella dello spostamento della cella da cui si parte.

L’effetto sarà decisamente diverso: invece che copiare/incollare il contenuto della cella di partenza, la si sposterà nella cella di destinazione andandone eventualmente a sostituire, se non vuota, il contenuto.

Il quadratino che si visualizza in basso a destra aprirà una casella a discesa che mostra le “Opzioni di riempimento automatico”. Dove si può decidere se copiare solo le celle, ricopiare la serie, ricopiare la formattazione della cella precedente ecc.

Conclusioni

In questo articolo abbiamo fatto una panoramica generale di un foglio Excel.

Una volta preso confidenza con il foglio di lavoro, la selezione di celle, righe e colonne, l’utilizzo del riempimento automatico è possibile provare a passare alla fase successiva ed eseguire calcoli con Excel.