Oggi parleremo di com’è facile risparmiare tempo con il riempimento automatico delle celle.
Ecco come usare il quadratino di riempimento in Excel:
Posizionare il mouse sulle celle che si vogliono trascinare finché non compare una croce in basso a destra della cella stessa
Fare clic sulla croce e trascinare verso il basso per tutte le celle che si vogliono riempire. Excel inserirà automaticamente i totali nelle celle: 110, 120 e 130. Questa operazione è detta anche “ricopiare in basso”.
Fare clic sulla cella gialla con il numero 200 e ripetere il riempimento, questa volta trascinando il quadratino di riempimento a destra per riempire le celle. Questa operazione è detta “ricopiare a destra”
Excel può riempire automaticamente le celle in base a una serie. Ad esempio, puoi digitare Gennaio in una cella e quindi riempire le altre celle con Febbraio, Marzo e così via. Puoi digitare 10, 20 e quindi riempire le altre celle con 30, 40, 50 e così via.
Se necessario, fare clic su Opzioni riempimento automatico quindi scegliere l’opzione desiderata.
Conclusioni
Il riempimento automatico è sicuramente comodo e fa risparmiare tempo al posto di riempire tutte le celle scrivendo a mano.
Hai bisogno di creare un elenco a discesa (dropdown) per permettere agli utenti di selezionare dei dati specifici?
Selezionare le celle oppure l’intervallo di celle a cui si vuole applicare la dropdown.
Dal menù “Dati” selezionare “Convalida Dati”
Si aprirà una finestra popup dove si potranno inserire i dati della dropdown che vogliamo creare.
Ci sono 2 modi per inserire i dati:
A mano (attenzione separare i valori da un punto e virgola “;” )
Tramite il testo, con la freccia selezionare un intervallo di celle presenti nel file Excel.
Cliccare “OK” per confermare.
La nostra tabella avrà un elenco a discesa dove compariranno i dati che abbiamo inserito precedentemente e che l’utente potrà selezionare. In queste celle non sarà possibile inserire del testo manualmente così potremo avere il controllo sul contenuto delle celle.
È possibile inserire un messaggio di input che verrà visualizzato tutte le volte che l’utente cliccherà su una delle celle a cui è applicato l’elenco a discesa.
Conclusioni
Vantaggi dei menù a tendina:
Riduzione degli errori: Gli utenti non possono inserire valori non previsti.
Uniformità dei dati: Tutti i valori saranno coerenti.
Facilità di utilizzo: L’utente seleziona da un elenco, senza dover digitare manualmente.
Le barre dei dati, scale di colori ed i set di icone sono delle formattazioni condizionali che permettono di creare effetti visivi sui dati delle nostre tabelle.
Formattare le celle utilizzando le barre dei dati
Le barre dei dati consentono di individuare i numeri maggiori e minori, nel nostro esempio il fatturato delle regioni d’Italia. La barra più lunga rappresenta un valore più grande e la barra più corta rappresenta un valore inferiore.
Di seguito le istruzioni per inserire questa formattazione condizionale:
Selezionare l’intervallo di celle o la tabella a cui si vuole applicare la formattazione condizionale.
Dal menù “Home” cliccare “Formattazione condizionale”.
Selezionare il menù “Barre dei dati”.
Selezionare il riempimento sfumato oppure tinta unita (nel nostro esempio ho utilizzato tinta unita).
Formattare le celle utilizzando le scale di colori
Le scale di colori consentono di individuare i numeri maggiori e minori, nel nostro esempio il fatturato delle regioni d’Italia. Il colore verde indica il fatturato più alto mentre il rosso il più basso.
Di seguito le istruzioni per inserire questa formattazione condizionale:
Selezionare l’intervallo di celle o la tabella a cui si vuole applicare la formattazione condizionale.
Dal menù “Home” cliccare “Formattazione condizionale”.
Selezionare il menù “Scale di colori”.
Selezionare i colori in scala che più ci piacciono.
Formattare le celle utilizzando set di icone
I set di icone consentono di individuare i numeri maggiori e minori, nel nostro esempio il fatturato delle regioni d’Italia differenziandoli con delle icone (stelle, frecce, forme, indicatori, ecc)
Di seguito le istruzioni per inserire questa formattazione condizionale:
Selezionare l’intervallo di celle o la tabella a cui si vuole applicare la formattazione condizionale.
Dal menù “Home” cliccare “Formattazione condizionale”.
Selezionare il menù “Set di icone”.
Selezionare le icone di nostro interesse (forme, indicatori, direzionale..)
Filtrare per colore
Dopo aver inserito la formattazione condizionale nelle tabelle è possibile Filtrare per colore i dati. E’ possibile farlo con le formattazione “Scale di colori” e “Set di icone”. Per quanto riguarda la barra dei dati invece si potrà filtrare solo per numeri.
Cancellare formattazione condizionale
Per cancellare la formattazione condizionale inserita procedere come segue:
Selezionare l’intervallo di celle o la tabella a cui si vuole applicare la formattazione condizionale.
Dal menù “Home” cliccare “Formattazione condizionale”.
Cliccare il menù “Cancella regole” e successivamente “Cancella regole dalle celle selezionate” oppure si possono cancellare dalla tabella o dal foglio intero. Quando si clicca le regole create precedentemente verranno rimosse, senza chiedere ulteriore conferma.
Conclusioni
Se vuoi rendere le tue tabelle più leggibili ed intuitive la formattazione condizionale è la chiave per trasformare i dati in informazioni visive immediate.
Oggi vediamo come creare una tabella in Excel in pochi secondi.
Dai dati che hai inserito nel tuo foglio di lavoro, devi procedere come segue:
Selezionare tutte le celle in cui si trovano i dati, tasti rapidi CTRL + A.
Cliccare dal menù “Inserisci” -> “Tabella” e dai un nome alla tua tabella.
Se i tuoi dati hanno intestazioni, spunta l’opzione “Tabella con intestazioni” così la prima riga verrà trasformata in una cella grazie alla quale potrai applicare vari filtri ai tuoi dati come per esempio Ordinare i tuoi dati in ordine alfabetico piuttosto che filtrarli per testo.
I vantaggi di queste tabelle:
Si aggiornano da sole
Quando aggiungi una nuova riga oppure una nuova colonna, la tabella la riconosce automaticamente e rende i nuovi dati parte della tabella. Quindi se hai costruito delle analisi, pivot, grafici, le nuove righe o colonne vengono inserite automaticamente nelle selezioni. Questa cosa rende molto veloce aggiornare i report.
Formule più chiare
Dentro una tabella, Excel sostituisce le coordinate delle celle con nomi logici. Quindi la colonna D diventa “Quantità”, la colonna E diventa “Importo”. Esempio: =[@Quantità]*[@Importo] …è molto più leggibile di =D2*E2, vero?
Filtri già pronti
I filtri sono già presenti nella tabella e non dobbiamo ogni volta ricordarci di attivarli. Le tabelle vengono create già con filtri automatici attivi, uno per ogni colonna presente nella tabella e puoi cambiare stile con un click tra tantissimi stili preimpostati. Inoltre puoi ordinare, filtrare o contare righe direttamente dal menu della tabella.
Conclusioni
Le Tabelle Strutturate sono molto solide e una volta impostate non devi modificarle mille volte.
Una volta che inizi a usarle bene, Excel diventa un sistema automatizzato, non più un foglio da sistemare ogni settimana e puoi divertirti a visualizzare i dati che più ti interessano con i filtri.
I dati su cui devi lavorare si trovano su un’unica cella? Dividili!
Posizionati con il mouse nella colonna “Nome” digita i nomi presenti nella colonna Email iniziando da Luca poi inizia a scrivere Maria. Scrivendo anche solo la prima lettera del nome, vedrai che in automatico Excel ti suggerirà, in modo intelligente, il contenuto da scrivere nelle celle successive. Cliccando “Invio” le righe successive verranno compilate automaticamente.
Un altro modo per compilare in modo automatico le celle è “Anteprima suggerimenti”.
Fare click su Home (ALT + H)> Riempimento (ALT + FI) > Anteprima suggerimenti (ALT + N). La colonna dei cognomi viene completata in modo automatico dopo aver scritto il primo cognome (nel nostro caso “Rossi”).
La scelta rapida di “Anteprima suggerimenti” è CTRL + E.
Conclusioni
Compilare automaticamente le celle in Excel può far risparmiare tempo prezioso, soprattutto quando si lavora con grandi quantità di dati. Che si utilizzi la compilazione automatica intelligente oppure la funzione “Anteprima suggerimenti”, questi strumenti rendono il lavoro più veloce, preciso e organizzato. Prova subito questi trucchi e scopri quanto può essere più semplice e veloce lavorare con Excel!
La funzione Media restituisce la media aritmetica di tutti i valori numerici inseriti nelle celle che si decide di selezionare.
Come si scrive: =MEDIA(intervallo1;intervallo2;ecc.)
Esempio: =MEDIA(A1:A10)
Nel nostro caso specifico per ottenere la media si sommano tutti i valori di un insieme di dati (B2:B5 = 120) e si divide il risultato per il numero totale deI valori (4) quindi 120/4 =30
MIN
La funzione MIN restituisce il valore minimo dell’intervallo di valori selezionati.
Come si scrive: =MIN(intervallo1;intervallo2;ecc.)
Esempio: =MIN(A1:A10)
Nel nostro esempio il valore minimo presente nella tabella è il 10.
MAX
La funzione MAX restituisce il valore massimo dell’intervallo di valori selezionati.
Come si scrive: =MAX(intervallo1;intervallo2;ecc.)
Esempio: =MAX(A1:A10)
Nel nostro esempio il valore massimo presente nella tabella è il 60.
Conclusioni
Media, MIN e MAX sono funzioni molto semplici che permettono di risparmiare tempo prezioso soprattutto quando i valori da analizzare sono molti.
La funzione CONTA.VALORI conta le celle piene di un intervallo, a prescindere che il contenuto sia testo, numero oppure un valore logico.
Come si scrive: =CONTA.VALORI(intervallo1;intervallo2;ecc.)
Esempio: =CONTA.VALORI(A1:A10)
Nel nostro esempio la formula conta i valori presenti all’interno di tutta la tabella prendendo prima l’intervallo di valori dalla cella A2 alla A5 e poi dalla cella B2 alla B5.
CONTA.VUOTE
La funzione CONTA.VUOTE conta le celle vuote di uno o più intervalli che si decide di selezionare. Possono essere selezionate sia celle con numeri che celle che contengono testo o funzioni. La funzione conterà solo le celle vuote.
Il suo fine è opposto a quello del CONTA.VALORI.
Come si scrive: =CONTA.VUOTE(intervallo1;intervallo2;ecc.)
Esempio: =CONTA.VUOTE(A1:A100)
CONTA.NUMERI
La funzione CONTA.NUMERI conta le celle numeriche di uno o più intervalli che si decide di selezionare..
Come si scrive: =CONTA.NUMERI(intervallo1;intervallo2;ecc.)
Esempio: =CONTA.NUMERI(A1:A10;B1:B10)
Nel nostro esempio la formula conta i valori presenti all’interno di tutta la tabella prendendo prima l’intervallo di valori dalla cella A2 alla A5 e poi dalla cella B2 alla B5. Nel nostra caso conterà soltanto i valori numerici quindi ci restituirà il risultato 4 (i valori numerici sono presenti solo nell’intervallo B2:B5).
Conclusioni
Differenza tra le funzioni CONTA.NUMERI e CONTA.VALORI? Il CONTA.NUMERI conta solo le celle completamente numeriche, il CONTA.VALORI conta anche le celle con dei valori numerici, testuali o di valore logico.
La funzione Somma, come dice il nome, fa la somma dei numeri presenti in uno o più intervalli.
E’ la funzione Excel più utilizzata al mondo.
Come si scrive: =SOMMA(intervallo1;intervallo2;ecc.)
Esempio: =SOMMA(B2:B4)
Premendo il tasto “INVIO” verrà mostrato il totale della somma
Note: In questa funzione, come nelle altre funzioni base, in caso di più intervalli si utilizza il punto e virgola tra un parametro e l’altro: =SOMMA(A1:A100;A120:A1000;B1) Somma da A1 ad A100 + da A120 ad A1000 + B1
Ci sono altri 2 modi per sommare:
Usare una scelta rapida da tastiera. Selezionare la cella B5 sotto gli importi relativi ai prodotti e premere da tastiera i tasti “ALT” + “=” Poi cliccare INVIO.
Usare i tasti di “Somma automatica”. Andare nella barra in alto e cliccare sul menù “Formule” poi “Somma automatica”. Avendo posizionato il mouse sulla nostra cella da sommare si genererà in automatico la somma poi cliccare INVIO.
Conclusioni
Oggi abbiamo visto come una funzione semplice come somma può avere molteplici modalità di utilizzo.
Una formula inizia sempre con il simbolo “=” (oppure “+”), indispensabile per far capire ad Excel che quello che verrà scritto successivamente è un calcolo e non un testo oppure un numero.
Altro aspetto fondamentale è che nelle formule vanno utilizzate le coordinate delle celle e non il loro contenuto: si scriverà =A2+B2 invece che =15+10.
Questo modo di scrivere le formule permette di sfruttare le enormi potenzialità di calcolo di Excel, tra cui la possibilità di aggiornare in automatico i risultati quando anche una sola delle celle coinvolte nel calcolo venga modificata: la formula =A2+B2 cambierà quando verrà modificato il contenuto delle celle A2 o B2, la formula =15+10 invece darà sempre come risultato 25.
Quali sono nel dettaglio i passaggi per scrivere una formula?
Selezionare la cella attiva dove vogliamo eseguire il calcolo.
Inserire il simbolo “=”: Shift assieme al tasto “=” sopra allo zero (il tasto Shift è quello posto sopra al CTRL di sinistra, quello che usiamo per fare maiuscola la prima lettera di una parola)
Selezionare la prima cella di cui vogliamo leggere il contenuto (la selezione della cella può essere fatta o con il clic sinistro del mouse oppure con lo spostamento tramite le quattro frecce direzionali della tastiera)
Inserire un operatore:
Somma
Sottrazione
Moltiplicazione
Divisione
Selezionare la seconda cella che vogliamo includere nel calcolo il calcolo
Cliccare “INVIO” per confermare la nostra formula e visualizzare il risultato oppure, se desideriamo includere altre celle nel nostro calcolo, ripetiamo i punti 4 e 5 fino a quando avremo incluso tutte le celle su cui effettuare operazioni.
Il tasto INVIO conferma quel che abbiamo scritto in una cella e ci posiziona solitamente nella cella subito sotto a quella in cui abbiamo scritto la formula.
Se vogliamo confermare ma evitare lo spostamento possiamo tenere premuto il tasto “CTRL” quando clicchiamo “INVIO”.
Riscrivere o trascinare la formula su altre celle
Quando dobbiamo eseguire la stessa operazione su tante celle vicine, dobbiamo riscrivere tante volte la formula?
No, non dobbiamo riscrivere la formula tante volte quante sono le celle dove vogliamo che venga eseguito il calcolo. La soluzione consiste nel riportare la prima e unica formula nelle altre celle. Come? Utilizzando la funzionalità di riempimento automatico.
In questo caso è sufficiente scrivere la prima formula e trascinare in basso per ottenere i risultati aggiornati e corretti per le righe successive alla prima.
Ci posizioniamo sulla cella in cui abbiamo scritto la formula, portiamo il puntatore nell’angolo basso destro del bordo della cella e, quando appare una specie di mirino, teniamo premuto il tasto sinistro e trasciniamo verso il basso fino all’ultima cella nella quale vogliamo riportare il risultato (vedi video).
Un leggero bordo grigio ci aiuterà a capire fino a dove trascinare e quando rilasciare il tasto sinistro.
Conclusioni
Una formula inizia sempre con il simbolo “=” ed al suo interno si possono utilizzare riferimenti a celle e a costanti separati dagli operatori opportuni (+, -, *, /).
Applica il grassetto al contenuto presente nella cella attiva.
CTRL + 3 oppure CTRL + I
Applica il corsivo al contenuto presente nella cella attiva.
CTRL + 4 oppure CTRL + S
Sottolinea il contenuto presente nella cella attiva.
CTRL + 5
Applica il testo barrato al contenuto presente nella cella attiva.
CTRL + 9
Nasconde le righe.
CTRL + W
Nasconde le colonne
CTRL + T
Apre una finestra popup per creare una tabella
CTRL + P
Apre l’interfaccia dell’anteprima di stampa
CTRL + A
Seleziona tutto il foglio Excel
CTRL + D
Apre la finestra “Vai a”
CTRL + J
Inserisce automaticamente l’ora corrente all’interno della cella attiva.
CTRL + L
Apre la finestra “Stile”
CTRL + N
Apre un nuovo file Excel
Un segno più (+) in una combinazione di tasti significa che è necessario premere più tasti contemporaneamente.
Tasti di scelta rapida per la barra multifunzione
La barra multifunzione raggruppa le opzioni correlate in schede. Ad esempio, nella scheda Home il gruppo Numeri include l’opzione Formato numero. Premere ALT per visualizzare le scelte rapide da tastiera della barra multifunzione, dette anche suggerimenti tasti di scelta, sotto forma di lettere in piccole immagini accanto alle schede e alle opzioni, come illustrato nell’immagine seguente.
È possibile combinare le lettere dei suggerimenti tasti di scelta con il tasto ALT per creare scelte rapide denominate tasti di scelta per le opzioni della barra multifunzione. Ad esempio, premere ALT+H per aprire la scheda Home e ALT+X per passare al campo Dimmi o Cerca. Premere di nuovo ALT per visualizzare i suggerimenti tasto di scelta per le opzioni della scheda selezionata.
A seconda della versione di Microsoft 365 in uso, il campo di testo Cerca nella parte superiore della finestra dell’app potrebbe essere denominato Dimmi. Entrambi offrono un’esperienza molto simile, ma alcune opzioni e i risultati della ricerca possono variare.
CTRL + Barra spaziatrice
Seleziona la colonna dove ti trovi con la cella attiva.
CTRL + Tasto Maiuscolo
Seleziona la riga dove ti trovi con la cella attiva.
CTRL + MAIUSCOLO + Barra spaziatrice
Seleziona l’intera tabella.
CTRL + “-” oppure CTRL + 9
Si apre la finestra che ti propone di eliminare la riga o la colonna della cella attiva dove ti trovi
CTRL + MAIUSCOLO + $
Cambia la formattazione della cella attiva in “Valuta”
CTRL + MAIUSCOLO + %
Cambia la formattazione della cella attiva in “Percenutale” %
Conclusioni
I tasti scelta rapidi sono molto utili per risparmiare tempo e lavorare più velocemente.
JessiFa 